Komunikacja - klucz do sprawnego działania

Komunikacja to bardzo ważny element służący likwidacji marnotrawstw w firmach. Od tego, na ile jest sprawna i efektywna, zależy też prawidłowe prowadzenie procesów w każdej organizacji.

To wnioski, o których mówili prelegenci podczas ostatniego przed wakacjami spotkania szefów działów HR opolskich firm. Spotkanie to, zorganizowane tym razem w firmie Velux w Namysłowie, odbyło się 20 czerwca. Omawiana na nim była m.in. analiza efektywności zarządzania zasobami ludzkimi na bazie mierników.

Kierownik ds. personalnych Velux Sylwia Dziubdzińska podała, że aby jak najbardziej usprawnić komunikację, w firmie Velux odbywają się spotkania dzienne, tygodniowe i miesięczne. Wprowadzono też m.in. wewnętrzne, elektroniczne narzędzia służące do wymiany bieżących informacji, a także takie nośniki informacji jak banery, ulotki, elektroniczne ekrany informacyjne na każdej stołówce, roczny kalendarz wydarzeń czy firmową gazetkę. – Niedomówienia to częste zło. Gdy mają miejsce każdy słyszy co chce, i rozumie jak chce. My staramy się im zapobiegać – wyjaśniała Sylwia Dziubdzińska.

Nawiązując do siedmiu wskazanych w lean marnotrawstw i relacjonując zastosowanie lean w Velux mówiła też o tym, jak firma walczy z ósmym marnotrawstwem: potencjału. By zatrzymywać doświadczonych, przeszkolonych pracowników z dłuższym stażem w Velux praktykowane są m.in. awanse wewnętrzne czy rozmowy o aspiracjach pracowników i branych przez nich pod uwagę kierunkach rozwoju. Żeby dbać o zdrowie kadry, a przez to zapobiegać nieobecnościom, firma wypracowała cały szereg prozdrowotnych działań. Prócz oferowanych pakietów medycznych, szczepień ochronnych, dodatkowej odzieży ochronnej czy wspierania aktywności sportowej (biegaczy czy fanów jazdy na rowerze) Velux kupuje też dla pracowników administracji i produkcji świeże owoce – 2170 kg tygodniowo.

Aby sprawdzić, dlaczego część pracowników odchodzi z Velux, zmapowano w tym przedsiębiorstwie dwa procesy: rekrutacji i wdrażania nowych pracowników. W ramach tego zadania opisano czas od pierwszego kontaktu pracownika z firmą, aż po koniec trzeciego miesiąca pracy, gdy taki pracownik powinien być zdolny do samodzielnej pracy na swoim stanowisku. Cel tych działań to zmniejszenie rotacji i zatrzymanie pracowników w firmie.

– Także w tym przypadku ważne okazało się usprawnienie komunikacji między działami, by dzięki temu usprawnić rekrutację i wdrażanie, ale też tak z pozoru drobne sprawy, jak podniesienie świadomości przełożonych o tym, jak witać i poznawać z firmą nowego pracownika czy jak uprościć prezentacje i szkolenia – wyjaśniały pracownice Velux.

Opowiadały również, w jaki sposób firma bada i stara się poprawiać stan zadowolenia pracowników z miejsca, w którym są zatrudnieni. Np. poprzez organizację imprez integracyjnych, wspólne świętowanie sukcesów czy wspieranie inicjatyw zewnętrznych i dbanie o reputację przedsiębiorstwa.

O lean, a konkretnie miernikach, które są sposobem analizy i redukcji strat, mówił z kolei specjalista ds. lean management Jakub Jaworski. Podpowiadał m.in., że to właśnie mierniki pokazują pracownikowi, co dla kierownictwa firmy jest ważne, i że dzięki nim pracownicy zaczynają robić dokładnie to, czego chce od nich kierownictwo. – Z pewnością zatem mierniki kształtują zachowania – zaznaczył Jaworski.

Agnieszka Białkowska z Hay Group omówiła natomiast pokrótce opolski raport płacowy. Wynika z niego, że pracodawcy z woj. opolskiego, którzy jeszcze w ubiegłym roku płacili swoim pracownikom średnio kilka procent mniej, podnoszą pensje. Wzrost płac notowany był też w kraju i zakładany jest przez pracodawców także w roku przyszłym.  Wyjaśniała, że na taką sytuację wpływ ma demografia, zmieniające się regulacje prawne oraz ogólna sytuacja na rynku pracy. Od 2014 roku populacja w wieku poprodukcyjnym jest w Polsce większa, niż w wieku produkcyjnym; a emigracja wciąż jest na stałym poziomie – rokrocznie z Polski wyjeżdża ok. 100 tys. osób. Za granicę wyemigrowało już w sumie ok. 2,5 mln osób. Widoczna jest też – jak dodała - spadająca aktywność zawodowa kobiet: w Polsce pracuje ich ok. 10 proc. mniej, niż w Europie. Naukowcy wskazują już na korelację tego zjawiska z programem 500+.